Umsatz und Ertrag (Rentabilitätsvorschau)

Entscheidend für Ihre Unternehmen wird sein, ob sich die Existenzgründung lohnt oder nicht. Zumindest sollten Sie und Ihre Familie davon leben können. Einen Anhaltspunkt dafür liefert Ihnen die Rentabilitätsvorschau.

Fragen Sie sich deshalb:

  • Welchen Gewinn wird mein Unternehmen erzielen?
  • Wie verteilen sich Umsatz und Ertrag?
  • Habe ich eine detaillierte Rentabilitätsvorschau erstellt?
  • Wie plane ich die Rentabilität meines Unternehmens zu steigern?

Ziel der Rentabilitätsvorschau

Mit der Rentabilitätsvorschau  können Sie diese Ziele verfolgen:

  • Lohnt sich mein Vorhaben.
  • Kann ich meine Geldgeber von der wirtschaftlichen Tragfähigkeit meiner Geschäftsidee überzeugen.
  • Meine gesetzten Ziele überprüfe ich mit dem Instrument.
  • Ich stelle Abweichungen von Plan- und Ist-Zahlen fest.

Im Prinzip geht es darum, Umsatz und Kosten gegenüberzustellen und so den Gewinn zu ermitteln. Der Nachweis, dass sich das Unternehmen rechnet, wird Rentabilitätsvorschau oder auch „Umsatz und Ertrags“-Vorschau genannt. Banken und andere Kapitalgeber erwarten eine derartige Vorschau i.d.R. für drei Jahre. Denn nur Unternehmen, die im Vorschauzeitraum Gewinne ausweisen, sind ein vertretbares Investment. In der Praxis reicht es jedoch nicht aus, im eigentlichen Kerngeschäft Gewinn auszuweisen (Betriebsergebnis). Es ist wichtig, dass die Höhe des Gewinns ausreicht, um auch alle weiteren Ausgaben (z.B. für private Lebensführung, Zins- und Steueraufwendungen) davon zu bestreiten. Nur wenn auch dieses weiter gefasste „Unternehmensergebnis“ positiv ist, machen Sie insgesamt Gewinn.

Tipp: Die Rentabilitätsberechnung gibt wichtige Hinweise zur Bonität Ihres Unternehmens. Dies spielt im Rahmen der Kreditvergabe eine wichtige Rolle. Je besser die Bonität, desto wahrscheinlicher ist eine Kreditzusage und desto günstiger werden die Zinsen für Bank- und Förderkredite (z. B. der KfW).

Praktische Rentabilitätsvorschau

Bei der Erstellung der Rentabilitätsvorschau hilft Ihnen die kostenlose der Businessplaner der Gründungswerkstatt. Wenn Sie noch keinen eigenen Betrieb haben, ist die Rentabilitätsvorschau natürlich schwer zu erstellen. Höchstwahrscheinlich liegen Sie mit dieser Planung später daneben. Dennoch ist diese Rechnung besonders interessant, denn Sie entwickeln ein gutes Gefühl für Ihre Ausgaben. So kontrollieren Sie die gesamten Kosten von Anfang an sehr sorgfältig und wissen genau, an welchen Kosten Sie drehen können, welches Ihre größten Ausgabenpositionen sind usw.

Einnahmen und Ausgaben planen

Grundsätzlich gilt: Die Rentabilitätsvorschau dient der Simulation Ihrer Gewinne und Verluste für die nächsten drei Jahre. Tragen Sie deshalb im Reiter „Finanzplan/Rentabilität“ alle Ausgaben und Einnahmen ein, die voraussichtlich anfallen. Die Differenz zeigt Ihnen am Ende jeden Monats bzw. Jahres den erwirtschafteten Gewinn (wenn die Einnahmen höher sind als Ausgaben) oder erzielten Verlust (wenn die Ausgaben höher sind als die Einnahmen). Zur Planung der Ausgaben gehören in einem ersten Schritt die (laufenden) Betriebsausgaben. Hierzu zählen: Miete, Nebenkosten, Personal, Soziale Abgaben, Zinsen, Gebühren, KFZ, Berater, Versicherungen, Verwaltung, Telefon usw. Im zweiten Schritt müssen Sie die einmaligen Gründungskosten berücksichtigen. Für die Planung der laufenden Kosten sind sie nicht besonders relevant. Allerdings werden sie die Kosten im ersten Jahr der Unternehmensgründung in die Höhe treiben. In einem letzten Schritt berechnen Sie ggf. anfallende kalkulatorische Kosten.

Beispiel: Kalkulatorische Kosten fallen an, wenn die genutzten Büroräume Ihnen selbst gehören. Obwohl Sie keine Miete an sich selbst zahlen, entstehen Kosten, denn Sie könnten Ihre Büroräume ja alternativ auch vermieten. Diese entgangenen Einnahmen (hier: kalkulatorische Miete) müssen Sie mit einbeziehen, da Sie sich Ihr Gründungsvorhaben sonst schön rechnen würden.

Etwas problematischer als die Abschätzung der Kosten ist die Planung des Umsatzes. Im Gegensatz zu den meisten Kosten kann der Umsatz nicht so direkt abgeschätzt werden. Stimmt das Produkt, der Preis, der Vertrieb, die Werbung, wurde kein Wettbewerber übersehen, wie wird der Wettbewerb reagieren und wurde die richtige Zielgruppe angesprochen – all dies sind Fragen, die im Vorfeld berücksichtigt werden müssen.

Folgende Faktoren helfen Ihnen bei der Umsatzplanung:

Marktanalyse

Hierzu gehört die eigene Recherche bei vergleichbaren Unternehmen und bei potenziellen Kunden. Umfragen, Interviews, Beobachtungen und Statistiken helfen Ihnen, die Marktgröße, die Anzahl der Wettbewerber und den angestrebten Marktanteil einzuschätzen.

Branchenkennzahlen

Dies sind Durchschnittswerte Ihrer Wettbewerber (z. B. Umsatz pro Mitarbeiter) und helfen bei der Überprüfung der geplanten Umsätze. Überlegen Sie, wie stark Sie vom Durchschnitt abweichen werden? Sind Sie besser/schlechter als die Branche? Haben Sie von Anfang an die Ressourcen, um dem Wettbewerb standzuhalten? Branchenvergleichszahlen erhalten Sie oft bei der Industrie- und Handels- oder der Handwerkskammer, Berufs- und Branchenfachverbänden, der Oberfinanzdirektion, Messen, den Sparkassen und Volksbanken, dem Statistischen Bundesamt und dessen Landesämtern und der DATEV (über Ihren Steuerberater).

Beispiel für die Berechnung des Umsatzes im Einzelhandel:

  • 5 Verkäufe pro Stunde,
  • ergibt 40 Verkäufe pro Tag (bei 8 Stunden Öffnungszeit pro Tag),
  • ergibt 40 x 22,5 Verkäufe pro Monat = 900 Verkäufe
  • (bei durchschnittlich 22,5 Öffnungstagen pro Monat, also ohne Sonn- und Feiertage sowie zu erwartende Krankheitstage),
  • durchschnittlicher Umsatz pro Verkauf: 15 EUR,
  • ergibt einen Umsatz von 900 x 15 EUR = 13.500 EUR pro Monat,

Tipp: Berechnen Sie sowohl den besten als auch schlechtesten Fall. Der schlechteste Fall sagt Ihnen definitiv, ob Sie von diesem Umsatz leben können. Seien Sie dabei ehrlich.

Fehler bei der Rentabilitätsvorschau

Folgende Fehler werden häufig bei der Rentabilitätsvorschau gemacht:

Kostenpositionen werden vergessen

Checken Sie für sich, ob Sie wirklich alle Kosten beachtet haben. Oft werden scheinbar nebensächliche Kosten in der Planung einfach vergessen. Auch mögliche Preissteigerungen im Einkauf werden häufig vernachlässigt. Planen Sie sicherheitshalber einen laufenden Posten „Sonstiges“ ein.

Kosten werden – im Branchenvergleich – zu niedrig angesetzt

Gleichen Sie Ihre Kosten mit Branchenvergleichskennzahlen ab. Sollte es Abweichungen geben, fragen Sie sich, ob und wie sich diese begründen lassen.

Bei steigenden Umsätzen werden keine Kostensteigerungen berücksichtigt

Wenn Sie mit steigenden Umsätzen rechnen, sollten Sie bedenken, dass dies oft auch Mehrkosten auf der Produktionsseite bedeutet.

Die geplanten Umsätze sind aus Kapazitätsgründen nicht realisierbar

Überlegen Sie sich, wie viele Ihrer Produkte bzw. wie viel Ihrer Dienstleistung Sie verkaufen müssen, um die geplanten Umsätze zu erreichen. Ist es realistisch, dass Sie diese Menge mit Ihren vorhandenen Kapazitäten (z. B. Zeit) herstellen bzw. leisten können?

Die geplanten Umsätze entsprechen nicht der zu erwartenden Nachfrage

Bleibt der Absatz Ihrer Produkte oder Dienstleistung aus, kann das mehrere Gründe haben. Wenn Ihr Angebot die Nachfrage nicht befriedigt, also an den Bedürfnissen der Kunden vorbeigeht, sollten Sie Anpassungen vornehmen.

Beispiel: Ein Bäcker verkauft nur Brötchen und benötigt einen monatlichen Mindestumsatz von 5.000 EUR, um Kosten und Privatentnahme zu decken. Seine Brötchen will er für 0,25 EUR verkaufen. Er hat 20 Tage im Monat geöffnet, was bedeutet, dass er tägl. einen Umsatz von 250 EUR benötigt. Ist es realistisch, dass der Bäcker also 1.000 Brötchen pro Tag verkaufen kann?

Überprüfung der Rentabilitätsvorschau

Als echter „Profi“ erweisen Sie sich, wenn Sie Ihre Businessplanzahlen nach der Gründung weiter benutzen – controllen müssen Sie sowieso.

Controlling in der Praxis

Hierzu sind zwei Dinge erforderlich: die monatliche Aktualisierung und die regelmäßige Analyse der Zahlen. Gleichen Sie daher regelmäßig die Werte der Rentabilitätsvorschau mit den Ist-Werten ab. Nutzen Sie dafür die BWA, da diese ein realistisches Bild des Unternehmens wiedergibt.  Werden die Abweichungen zu groß – positiv wie negativ – besteht Handlungsbedarf. Gehen Sie den Ursachen auf den Grund: Sind es vorübergehende oder dauerhafte Einflussfaktoren? Überlegen Sie sich entsprechende Maßnahmen. Sie können auch  erkennen ablesen, ob der rein betriebliche Teil Ihres Unternehmens Gewinn erwirtschaftet und wie außerbetriebliche Einnahmen und Ausgaben (z. B. Zinsen) Ihr Unternehmensergebnis beeinflusst haben. Nutzen Sie die Rentabilitätsvorschau auch als Basis für Ihr Kosten- und Umsatzcontrolling!

Tipps zur Steigerung der Rentabilität

Je niedriger die Kosten und je höher der Umsatz, desto besser die Rentabilität des Unternehmens. Ein Unternehmen, das Kosten einsparen will, muss vor allem die Abläufe effizient gestalten und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten optimal lösen.

Wie Sie Kosten senken können:

  • Büroeinrichtungen, Maschinen, Fahrzeuge etc. können Sie oft günstiger gebraucht kaufen. Aber: Achten Sie auf Garantieleistungen und das äußere Erscheinungsbild. Eine „ärmlich“ aussehende Ausstattung kann Kunden abschrecken.
  • Prüfen Sie, ob die von Ihnen genutzten Räumlichkeiten zu groß sind und überlegen Sie, ob Sie untervermieten können.
  • Unternehmen, welche die gleichen Produkte herstellen oder mit diesen handeln, können sich als Kooperationspartner eignen, um z. B. mit Lieferanten günstigere Einkaufskonditionen auszuhandeln.
  • Vergleichen Sie die Einkaufskonditionen mehrerer Anbieter miteinander und kalkulieren Sie die Angebote genau nach.
  • Animieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter zum umweltbewussten Umgang mit Energie und Rohstoffen (z. B. Büromaterial wie Papier).
  • Leasing von Fahrzeugen, Maschinen etc. kann Ihr Gründungsbudget spürbar entlasten. Aber: Leasing ist i.d.R. in der Summe teurer.

Wie Sie den Umsatz erhöhen können:

  • Passen Sie Ihre Marketingmaßnahmen immer wieder Ihren Kundenbedürfnissen und –wünschen an.
  • Vergleichen Sie Ihr Angebot regelmäßig mit Ihren Mitbewerbern.
  • Beobachten und befragen Sie Ihre Zielgruppe nach Wünschen. Nutzen Sie deren bevorzugte Medien als Informationsquelle.
  • Überprüfen Sie Ihre Preisstrategie. Stellen Sie fest, was in Ihrer Branche üblich ist und was Ihre Kunden erwarten.
  • Akquirieren Sie regelmäßig und achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrem Produkt wirklich die Bedürfnisse (Probleme) Ihrer Kunden treffen.
  • Motivieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter kundenorientiert zu arbeiten.
Mustertext: Umsatz und Ertrag (Rentabilitätsvorschau)
Im ersten Jahr ist ein Umsatz von 50.500 EUR geplant, dabei entstehen Aufwendungen von 71.500 EUR, es ergibt sich im ersten Jahr also ein negatives Betriebsergebnis von 21.000 EUR. Wir sind im ersten Jahr nicht kostendeckend, ein höherer Preis lässt sich aber auf Grund der Wettbewerbssituation nicht durchsetzen. Im zweiten Jahr soll bei Umsätzen von 92.000 EUR und Aufwendungen von 78.500 EUR ein Gewinn von 13.500 EUR erzielt werden. Im dritten Jahr schätzen wir die Umsatzerlöse auf 154.500 EUR, die Aufwendungen auf 127.500 EUR; es ergibt sich ein Betriebsergebnis von 27.000 EUR.