Personalmanagement

Personalmanagement stellt an Sie persönlich besondere Anforderungen, nämlich an Sie als Vorgesetzte/n. Ein effizienter Führungsstil, soziale Kompetenz und Ihre ureigene Persönlichkeit im Umgang mit anderen Menschen werden einen direkten Einfluss auf Wirtschaftlichkeit und Qualität Ihres Unternehmens haben. Sie sind mehr als Manager denn als Fachmann/-frau gefragt.

  • Wie müssen diese Mitarbeiter qualifiziert sein?
  • Wie viele Mitarbeiter brauche ich wirklich?
  • Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben muss ich bearbeiten?
  • Wie setze ich einen Arbeitsvertrag auf?
  • Wie baue ich eine längerfristige Personalplanung auf?

Personalplanung

Die Personalplanung gibt an, wieviel Personal Sie für welche Aufgaben benötigen, welche Qualifikationen Sie voraussetzen  und über welche Arbeitsverhältnisse der Personalbedarf abgedeckt werden soll.

Um festzustellen, ob Sie Mitarbeiter/innen brauchen, beantworten Sie sich folgende Fragen:

  • Kann ich das bestehende (bzw. erwartete) Auftragsvolumen alleine bewältigen? Wenn ja, in welchem Zeitraum? Bleibt mir ausreichend Zeit für Akquisition und Unternehmensentwicklung?
  • Kann ich die vorgegebenen Termine einhalten?
  • Arbeite ich rentabel oder bin ich zu teuer, wenn ich meine Aufträge komplett selbst bearbeite?

Möglicherweise kommen Sie zu dem Schluss, dass tatsächlich Mitarbeiter benötigt werden. Befinden Sie sich noch in der Gründungsphase, definieren Sie für den Beginn und das erste Jahr der Unternehmenstätigkeit, welche Leistungen Sie erwarten und in welcher Form sie zu erfüllen sind:

  • Wie viel Personal werden Sie benötigen?
  • Wie viele Stellen sind folglich zu besetzen (Voll-/Teilzeit?
  • Welche Stellen sind zu besetzen?
  • Welche Kenntnisse werden benötigt?
  • Welche Ausbildung ist notwendig?
  • Welche fachlichen, geistigen oder charakterlichen Anforderungen werden an die Tätigkeit gestellt?
  • Welche körperlichen Anforderungen sind notwendig?
  • Wie notwendig ist die soziale Anpassungsfähigkeit?

Bauen Sie auf dieser Überlegung auf und stellen Sie sich die gleichen Fragen, diesmal aber für das zweite Jahr Ihres Betriebes. Sie haben damit einen Personalbedarfsplan aufgestellt, welcher die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil Ihrer zukünftigen Mitarbeiter festlegt.

Arbeitsverhältnis

Zwischen Mini-Job und Festanstellung gibt es verschiedenste Arten der Mitarbeit. Welche Alternative die richtige ist, muss für jeden Einzelfall überlegt werden. Eckdaten sind u.a. Arbeitsaufwand, Personalkosten und Verfügbarkeit.

Ihre Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter müssen nicht unbedingt eine feste Vollzeitanstellung haben. Es gibt viele unterschiedliche Arbeitsverhältnisse. Welches für Sie in Frage kommt, hängt davon ab, über wie viel Arbeit und wie viel Geld Sie verfügen.

1. Ein Geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (Mini-Job)

...legt eine niedrige Verdienstgrenze Ihres Mitarbeiters fest. Grundsätzlich sind diese Jobs steuerfrei. Nur wer als Arbeitnehmer mehrere dieser Beschäftigungen ausübt, muss die Einkünfte aufaddieren und dann Einkommensteuer zahlen. Sie als Arbeitgeber zahlen einen festgelegten Beitrag in die gesetzliche Krankenversicherung des Mitarbeiters. Außerdem zahlen Sie in die Rentenkasse ein und entrichten eine Pauschalsteuer, die Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag einschließt. Wenn Ihr Mitarbeiter daraus eine Rente kassieren möchte, muss er zudem einen festgelegten Prozentsatz aus eigener Tasche abführen.

2. Ein Niedriglohn-Job (Midi-Job)

...liegt vor, wenn Ihr/e Mitarbeiter/in ein Einkommen oberhalb des Geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses und unter einer festgelegten Höchstgrenze verdient. Für diese Arbeitsverhältnisse ist seit dem 01.04.2003 eine sogenannte Einkommensgleitzone eingerichtet worden, nach der weiterhin Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung gilt. Der Arbeitgeber zahlt jedoch den vollen Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung. Der Beitrag liegt je nach Krankenkasse bei circa 20 Prozent. Der Arbeitnehmerbeitrag steigt entsprechend der Höhe des Einkommens linear von ca. 4 Prozent auf den vollen Satz von circa 20 Prozent.

3. Teilzeitmitarbeiter/innen

...sind fest und unbefristet angestellte Mitarbeiter/innen, die sich nicht an der betriebsüblichen Arbeitszeit orientieren. Für qualifizierte Arbeiten mit geringerem zeitlichem Umfang bieten sie natürlich Kostenvorteile gegenüber Vollzeitmitarbeitern. Solche Teilzeitarbeitsplätze haben aber einen weiteren Riesenvorteil: Sie können mit dem Umsatz mitwachsen. Gerade für viele hoch qualifizierte und motivierte Mütter nach einer Babypause ist dies eine Wunschvorstellung – gut eingesetzt also ein Vorteil für beide Seiten.

Arbeitnehmer/innen haben in Betrieben mit mehr als 15 Mitarbeitern (Voll- oder Teilzeit, aber ohne Auszubildende) Anspruch auf Teilzeitarbeit. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Ausnahmen gibt es bei Beeinträchtigungen des Betriebs oder unverhältnismäßig hohen Kosten.

4. Befristetes Arbeitsverhältnis (Aushilfe)

Mitarbeiter/innen können in Teilzeit wie in Vollzeit beschäftigt werden, zum Beispiel als Urlaubs-, Krankheits- oder Schwangerschaftsvertretung. Auch projektbezogene Einstellungen laufen nach diesem Muster. Das Verhältnis endet automatisch ohne Kündigung nach Ablauf der vereinbarten Frist.

Arbeitgeber können befristete Arbeitsverträge schließen, wenn z. B. ein vorübergehender betrieblicher Bedarf (z. B. Saisonarbeit) besteht. Die Befristung eines Arbeitsvertrages ist bis zu zwei Jahren möglich, sofern nicht zuvor schon ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestand.

5. Leih- bzw. Zeitarbeitsverhältnisse

...werden von Zeitarbeitsfirmen und über die Personal-Service-Agenturen (PSA) der Agentur für Arbeit vermittelt. Die Arbeitnehmer/innen sind dort festangestellt. Für die „verliehenen“ Mitarbeiter stellt die Zeitarbeitsfirma Ihnen eine auf den Arbeitseinsatz bezogene Rechnung aus. Vorteil für Sie: Es fallen weder Lohnnebenkosten noch Urlaubsgeld oder Lohnfortzahlung bei Krankheit an. Dafür zahlen Sie einen vertraglich festgelegten Stundensatz, dessen Höhe sich nach der Art der Tätigkeit und der gewünschten Qualifikation richtet.

6. Freie Mitarbeiter/innen

...sind nicht nur für Sie, sondern auch für andere Kunden tätig. Sie stellen Ihnen auf eigene Rechnung Leistungen zur Verfügung, gestalten die Arbeit nach eigenen fachlichen Vorstellungen und sind nicht an Arbeitsrecht oder Weisungen gebunden. Sie können fest umrissene Aufträge freien Mitarbeitern übertragen. Typischerweise werden Projekte in Werk- oder Dienstleistungsverträgen definiert und abgearbeitet. Der Vorteil für Sie ist, dass auf diese Weise keine Lohnnebenkosten anfallen. Auch Urlaub und das Risiko von Krankheit brauchen Sie nicht zu tragen. Sie zahlen lediglich das Honorar für die erbrachte Leistung.

Achtung: Freie Mitarbeit wird problematisch, wenn das Verhältnis in die Nähe einer arbeitsrechtlichen Beziehung gerät - unabhängig von der Vereinbarung, die Sie mit Ihrem „Mitarbeiter“ getroffen haben. Eine so genannte „Scheinselbständigkeit“ oder ein verdecktes Angestelltenverhältnis liegt dann vor, wenn

  • ein Freier Mitarbeiter über längere Zeit nur für Ihr Unternehmen tätig ist,
  • ein fester Arbeitsplatz für ihn bereitsteht,
  • Weisungsgebundenheit besteht und
  • er zu festen Arbeitszeiten anwesend sein muss.

Wird eine Scheinselbständigkeit nachträglich festgestellt, zum Beispiel durch die Krankenkassen, müssen die vollen Sozialleistungen von Ihnen nachgezahlt werden, und zwar sowohl Ihr Arbeitgeberanteil als auch der Arbeitnehmeranteil! Wenn Sie hauptsächlich mit Freien Mitarbeitern arbeiten möchten, lassen Sie sich von einem Rechtsanwalt einen Standardvertrag ausarbeiten.

7. Die Telearbeit

...bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, bei dem der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz in der Regel entweder zu Hause oder beim Kunden hat. Mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationstechnologien ist er mit dem Unternehmen verbunden.

8. Vollzeitmitarbeiter/innen

...sind fest und unbefristet angestellte Mitarbeiter/innen, die sich an der betriebsüblichen Arbeitszeit orientieren. Sie als Arbeitgeber schließen mit ihnen einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab und müssen neben dem fixen Gehalt der Mitarbeiter/innen zusätzlich Lohnnebenkosten zahlen. Für die Grobkalkulation sollten Sie gegenüber dem ausgewiesenen Bruttogehalt („Arbeitnehmer-Brutto“) mindestens 20 % "Mehrkosten" einplanen („Arbeitgeber-Brutto“).

Personalrecht

Arbeitsverhältnisse, egal welcher Art, bringen selbstverständlich für beide Seiten Rechte und Pflichten mit sich. Vom Betriebsverfassungsgesetz, über Kündigungsfristen, bis zum Mutterschutz gibt es gesetzliche Regelungen. Es ist unmöglich, alle Gesetze zu kennen. Einige wichtige Vorgaben sollte ein Unternehmer jedoch im Hinterkopf haben.

Eines der am häufigsten zum Tragen kommenden Rechtsthemen der Arbeitswelt ist die Kündigungsfrist.

Kündigungsfristen gelten in gleichem Maße für Arbeitgeber wie Angestellte. Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Letzten des Monats. Bei längerer Beschäftigungsdauer erhöht sich diese Frist auf bis zu sieben Monate, wenn der Arbeitgeber kündigt. Während der Probezeit können Arbeitsverträge grundsätzlich mit einer Frist von zwei Wochen gelöst werden. Mit Aushilfskräften können für die ersten drei Monate ihres Arbeitsverhältnisses Kündigungsfristen in beliebiger Länge vereinbart werden. In Tarifverträgen sind oft abweichende Kündigungsfristen vorgegeben.

Alle gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsrecht und Arbeitsschutzrecht hier darzustellen ist unmöglich. Deshalb sind in der folgenden Aufzählung nur die wichtigsten enthalten.

Arbeitszeitgesetz

Bezeichnet die Bestimmungen der regelmäßigen Arbeitszeit:

bundesrecht.juris.de/arbzg/index.html

Arbeitsstättenverordnung

Bezeichnet die Bestimmungen zur Einrichtung der Arbeitsstätten. Die Arbeitsstättenverordnung enthält Bestimmungen über Raumgröße, Beleuchtung, Temperatur, Sanitärräume, Pausenräume usw.:

bundesrecht.juris.de/arbst_ttv_2004/

Berufsbildungsgesetz

Bezeichnet generelle Regelungen zur Berufsausbildung:

 https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/

Mindesturlaubsgesetz

Bezeichnet die gesetzliche Regelung des Erholungsurlaubs:

Betriebsverfassungsgesetz

Bezeichnet die Regelung der Mitwirkungsrechte der Beschäftigten bei betrieblichen Entscheidungen,  ggf. über einen Betriebsrat:

www.bundesrecht.juris.de/betrvg/index.html

Heimarbeitsgesetz

Bezeichnet die Regelungen zur Beschäftigung von Heimarbeitern bzw. Regelung der Formalitäten:

www.bundesrecht.juris.de/hag/index.html

Jugendarbeitsschutzgesetz

Bezeichnet Regelungen und besondere Bedingungen für die Beschäftigung von Jugendlichen, wie Arbeitszeitregelungen, Verbote für bestimmte Beschäftigungen, Urlaub usw.:

www.bundesrecht.juris.de/jarbschg/index.html

Kündigungsschutzgesetz

Bezeichnet generelle Regelungen zum Schutz vor sozial ungerechtfertigten Kündigungen bzw. Kündigungsfristen:

www.bundesrecht.juris.de/kschg/index.html

Entgeltfortzahlungsgesetz

Regelt Anspruch, Höhe und Dauer der Lohn-/Gehaltsfortzahlung bei Erkrankung an Arbeits- und Feiertagen:

www.gesetze-im-internet.de/entgfg/index.html

Mutterschutzgesetz

Bezeichnet die gesetzliche Regelung zu Arbeitseinschränkungen, Mutterschutzzeiten und Kündigungsschutz für werdende Mütter:

https://www.gesetze-im-internet.de/muschg_2018/

Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit

Bezeichnet die gesetzliche Regelung zum Erziehungsurlaub und entsprechendem Kündigungsschutz:

https://www.gesetze-im-internet.de/beeg/

Schwerbehindertengesetz

Bezeichnet die gesetzliche Regelung der Beschäftigungspflicht von Schwerbehinderten, deren besonderer Kündigungsschutz und Zusatzurlaub:

 https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/

Einige der aufgeführten Gesetze sehen Schwellenwerte für die Betriebsgröße vor, ab denen Gesetze erst anwendbar werden oder besondere Vorschriften gelten. Einige der wichtigsten Schwellenwerte:

Mitarbeiter/innen

Bsp. für Wirkung

ab 1

Arbeitsstättenverordnung (Licht, Räume ...)

ab 5

Betriebsrat, getrennte Toilettenräume

ab 11

Kündigungsschutzgesetz, Wehrdienst kein Kündigungsgrund

ab 20

Beschäftigungspflicht von Schwerbehinderten

Dies sind nur einige Beispiele aus einer Fülle von Regelungen. Informieren Sie sich rechtzeitig und immer mal wieder bei Krankenkasse, Arbeitsamt, Verband oder Innung und Steuerberater über Änderungen der gesetzlichen Regelungen oder über die für Sie wichtigen Regelungen bei steigender Beschäftigtenzahl.

Personalkosten

Jede Arbeitskraft kostet Geld. Mitarbeiter einzustellen macht also nur Sinn, wenn die Unterstützung wirklich notwendig ist und Sie Arbeitsbereiche delegieren können, die Sie nicht unbedingt selbst erledigen müssen. Kalkulieren Sie, welche Belastung – inklusive Lohnnebenkosten (insbesondere Sozialversicherungsbeiträge) – auf Sie zukommt. So finden Sie heraus, wann Sie sich Mitarbeiter leisten können bzw. wie viel Umsatzsteigerung Sie brauchen, um Ihre Mitarbeiter bezahlen zu können. Dieser Punkt ist Teil Ihrer Kostenplanung.

Ihre Personalplanung ist auch Grundlage für die Inanspruchnahme von Förderprodukten. Kalkulieren Sie bei der Personalkostenplanung mit ein, dass die Kosten das ausgewiesene Gehalt (Arbeitnehmer-Brutto) übersteigen. Größter Faktor sind die Sozialversicherungsbeiträge, zu denen Sie den Arbeitgeberanteil beisteuern. Die Lohnnebenkosten belaufen sich insgesamt auf mindestens 20 Prozent des Arbeitnehmer-Bruttos, denn neben den Sozialbeiträgen müssen Sie auch Kosten für Urlaub, Urlaubs-/Weihnachtsgeld, Krankheit/Mutterschutz und Nebenkosten wie vermögenswirksame Leistungen einrechnen.

Als Unternehmer/in ist es Ihr ureigenes Interesse, die Personalkosten niedrig zu halten. Mitarbeiter/innen geringer als für ihre Qualifikation gerechtfertigt zu bezahlen, geht aber selten gut. Denn die mit viel Aufwand eingearbeiteten Kräfte verlassen den Betrieb oft sehr schnell wieder. Ein wichtiger Ansatz für Sie: Strukturieren Sie die Aufgaben nach Qualifikationsniveau und rekrutieren Sie dann entsprechende Fachkräfte.

Zum Beispiel: Es kann sinnvoll sein, die Buchhaltung von einem internen oder externen Buchhalter erledigen zu lassen (Kostenvergleich) und nur die jährliche Steuerberatung oder den Jahresabschluss von einem teureren Steuerberater einzukaufen. Oder: Ein Tischler wird viele nicht so qualifizierte Aufgaben wie das Schleifen an angelernte Kräfte delegieren können. Das Strukturieren von Arbeitspaketen ist nicht einfach, aber eine wichtige und lohnenswerte Aufgabe.

Personalsuche

Unsere Gesellschaft und auch die Erwerbstätigen werden immer älter. Das bedeutet: Der Anteil junger qualifizierter Mitarbeiter wird geringer. Vor allem der Wettbewerb um gewerbliche Fachkräfte wird härter werden. Suchen Sie deshalb aktiv nach Mitarbeitern. Wichtig ist zunehmend eine größere Unabhängigkeit vom Arbeitsmarkt: durch Ausbildung von Fachkräfte-Nachwuchs für das eigene Unternehmen.

Den in vielen Fällen ersten Mitarbeiter brauchen Sie gar nicht lange zu suchen: den Lebenspartner. Auch Bekannte und Verwandte gehören oft mit zu den Ersten, die dem jungen Betrieb „auf die Beine“ helfen wollen und deshalb gerne verpflichtet werden.

Tipp: Sparen Sie sich viel Ärger und suchen Sie auch die Bekannten und Verwandten nicht anders aus als jeden fremden Mitarbeiter. Legen Sie bei der Auswahl die gleichen Kriterien an!

Beginnen Sie Ihre Suche ruhig im Bekanntenkreis oder Kollegenkreis, suchen Sie dann weiter über Jobbörsen im Internet oder über die Agentur für Arbeit. Sehr schnell werden Sie erkennen, wie schwierig es ist, qualifiziertes Personal zu finden. Für den jungen Betrieb gilt das noch viel stärker als für einen renommierten; viele qualifizierte Fachkräfte scheuen das Risiko, zu einem jungen Betrieb zu wechseln.

Das Internet ist mittlerweile das wichtigste Medium für den Stellenmarkt, immer noch führen aber auch traditionelle Stellenanzeigen in Tageszeitungen oder in branchenspezifischen Fachzeitschriften zum Erfolg. Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern ist außerdem die örtlich zuständige Arbeitsagentur behilflich. Hier eine Zusammenfassung der geeigneten Wege der Personalsuche:

Stellensuche im Internet

Jobbörsen im Internet haben mittlerweile die klassischen Zeitungsanzeigen an Wichtigkeit überholt. Achten Sie bei Ihrem Online-Inserat darauf, für Ihre Stellenanzeige die richtigen Schlagwörter auszuwählen. So wird Ihre Anzeige auch von den richtigen Interessenten gefunden. Außerdem sollten Sie für sehr spezialisierte Jobprofile auch spezialisierte Jobportale wählen.

Inserate in Zeitungen

Stellenanzeigen sind der klassische Weg der Personalsuche und häufig erfolgreich. Manchmal macht es aber auch keinen Sinn, teure Anzeigen in überregionalen Zeitungen zu schalten, wenn Sie einen hochspezialisierten Mitarbeiter suchen. Für eine solche Suche bieten sich Fachmagazine an.

Agentur für Arbeit

Auch das klassische „Arbeitsamt“ kann bei der Suche von neuen Mitarbeitern behilflich sein. Hier ist es wichtig, eine möglichst präzise Stellenbeschreibung auszuarbeiten, die den Mitarbeitern der örtlichen Agentur für Arbeit schriftlich oder per Telefon durchgegeben werden kann. Die Agentur für Arbeit bietet Unternehmen auch eine Internet-Suche nach möglichen Kandidaten in den mehr als zwei Millionen Bewerberprofilen an: https://jobboerse.arbeitsagentur.de/vamJB/startseite.html?kgr=ag#a2059311434.

Private Arbeitsagenturen

Heute immer mehr verbreitet sind private Stellenvermittler. Diese können bei der Personalsuche sehr wohl hilfreich sein, sind aber mit einem üblichen Honorar von 1,5-2 Bruttomonatsgehältern eine vergleichsweise kostspielige Variante. Achtung: Vergewissern Sie sich, dass der private Stellenvermittler eine Anerkennung der Agentur für Arbeit vorweisen kann.

Zeitarbeitsfirmen

Arbeitskräfte über eine Zeitarbeitsfirma einzustellen, kann dabei helfen, in einem begrenzten Zeitraum Arbeitsspitzen im Unternehmen auszugleichen. Nicht selten werden Zeitarbeitskräfte später fest angestellt. Eine besondere Form der Zeitarbeitsfirmen sind die Personal-Service-Agenturen (PSA), die nur Jobsuchende einstellen, die als arbeitslos gemeldet sind und von den Arbeitsagenturen vorgeschlagen werden. Besonders interessant hierbei: Für das einstellende Unternehmen übernimmt die PSA die Lohnbuchhaltung.

Mitarbeiter direkt von den Hochschulen

Nicht selten suchen sich Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Jobmessen direkt an den Universitäten und Fachhochschulen. Vor allem High Potentials lassen sich dort anwerben.

Personalauswahl

Nicht immer lässt sich anhand von Zeugnissen feststellen, ob die geforderte fachliche Qualifikation tatsächlich vorliegt. Versuchen Sie daher durch entsprechende Fragen im Rahmen des Einstellungsgespräches, ein möglichst vollständiges Bild von Ihrem künftigen Mitarbeiter zu erhalten. Bei Einstellungsgesprächen gibt es ein paar "ungeschriebene Spielregeln" - auch für den Arbeitgeber.

Sehen Sie die eingesandten Bewerbungsunterlagen kritisch unter dem Gesichtspunkt des Unternehmenszieles und der speziellen Anforderungen durch. Laden Sie nur Bewerber zu einem Gespräch, denen Sie aufgrund der eingereichten Unterlagen auch die Bewältigung der gestellten Aufgaben zutrauen.

Am besten entwickeln Sie schon früh Standardformulare für die Schritte der Personalauswahl – jeweils mit Stärken und Schwächen der Bewerber sowie Abfragung und Benotung von den wichtigsten Aspekten (Sprachen, Qualifikation, relevante Kenntnisse) sowie einer Schlussbewertung (z. B. ja, vielleicht, nein). Nutzen Sie diese Vorlagen für die Sichtung der schriftlichen Bewerbung, für das Telefoninterview (falls als Zwischenschritt vorgesehen) und für das persönliche Auswahlgespräch. Das erhöht die Übersicht und die Effektivität Ihrer eingesetzten Zeit.

Tipp: Den aussortierten Bewerbern können Sie mit folgendem Text die eingereichten Unterlagen zurücksenden:

Sehr geehrter/e Herr/Frau Mustermann,

für die Zusendung Ihrer Unterlagen und das damit verbundene Interesse an der Mitarbeit in unserem Hause bedanken wir uns herzlich.

Die Auswertung der zahlreichen Unterlagen ergab, dass das von uns erwünschte Profil von anderen Bewerbern und Bewerberinnen noch etwas genauer getroffen wird. Wir bedauern es daher, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Sie diesmal nicht berücksichtigen konnten. Bitte sehen Sie in dieser Entscheidung keine Bewertung Ihrer Person oder Qualifikation.

Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute und den besten Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

Versuchen Sie durch entsprechende Fragen im Rahmen des Einstellungsgespräches, ein möglichst umfassendes Bild von Ihrem künftigen Mitarbeiter zu erhalten. Das Einstellungsgespräch muss ohne telefonische oder sonstige Störungen durchgeführt werden, da es ohnehin schon schwer ist, nach einem 1- bis 2-stündigen Gespräch einen Menschen richtig einzuschätzen. Zuhören ist dabei wichtiger als Ihre Selbstdarstellung!

Bereiten Sie sich auf das Gespräch gut vor, legen Sie sich eine Liste mit all Ihren Fragen an. Diese Liste kann so aussehen:

  • Warum bewerben Sie sich bei uns?
  • Haben Sie einen umfassenden Eindruck gewinnen können, was unser Unternehmen tut?
  • Welches von unseren Projekten/Produkten/Angeboten hat Sie besonders angesprochen? Warum?
  • Wir haben Ihre Unterlagen gelesen, würden aber dennoch Ihren Werdegang von Ihnen persönlich dargestellt bekommen.
  • Wo lagen dabei die größten Herausforderungen/Schwierigkeiten und wie haben Sie diese gemeistert/bewältigt?
  • Weshalb wollen Sie Ihre derzeitige Tätigkeit aufgeben?
  • Haben Sie eine Nebenbeschäftigung?
  • Was tun Sie für Ihre Weiterbildung?

Ergänzen Sie diese Liste um die Punkte, die Ihnen noch für Ihr Vorhaben wichtig erscheinen. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen zu den Antworten des Bewerbers. Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch und die Auswahl der neuen Mitarbeiter. Besonders die Mitarbeiter der ersten Stunde sind ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Arbeitgeberpflichten

Ihre Pflichten als Arbeitgeber beginnen bei der Anmeldung Ihrer Mitarbeiter bei der Krankenkasse zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung und der Meldung bei der Berufsgenossenschaft (die berufliche Unfallversicherung).

Legt Ihnen Ihr neuer Mitarbeiter nicht bis zum dritten Arbeitstag seinen Sozialversicherungsausweis vor, sind Sie zu einer Kontrollmitteilung an die Krankenkasse verpflichtet. Sofort am Tag der Arbeitsaufnahme müssen Betriebe folgender Branchen der Krankenkasse die Einstellung melden: Baugewerbe, Gebäudereinigung, Ausstellungs- und Messebau und Schaustellergewerbe.

Den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge behalten Sie vom Lohn ein, den Rest legen Sie als Arbeitgeber dazu. Die Prämie der Berufsgenossenschaft bezahlt der Arbeitgeber ganz. Die Lohnsteuer Ihrer Beschäftigten behalten Sie vom Lohn oder Gehalt ein und überweisen Sie an das Finanzamt. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung führen Sie gemeinsam an die Krankenkasse ab. Der Arbeitnehmer erhält also die Nettosumme.

Sie sind als Arbeitgeber aber nicht nur zur Anmeldung Ihrer Beschäftigten und zur Abführung der Beiträge verpflichtet. Sie sind auch verantwortlich für die richtige Berechnung dieser Beiträge. Wenn etwas nicht stimmt, werden zuerst Sie zur Kasse gebeten! Überzeugen Sie sich beispielsweise bei der Vergabe einer „Geringfügigen Beschäftigung“ davon, dass Ihr/e Arbeitnehmer/in keine weiteren Nebenbeschäftigungen hat. Sonst ist der Gesamtlohn meist höher als die Grenzen der Sozialversicherungsfreiheit oder Lohnsteuerpauschalierung zulassen. Die Folge sind Beitrags- und Lohnsteuernachzahlungen, für die der Arbeitgeber haftet.

Arbeitsvertrag

Gleichgültig, wen oder wie viele Beschäftigte Sie einstellen, lassen Sie sich immer diese Unterlagen vorlegen:

  • Lohnsteuerkarte
  • Versicherungsnachweisheft/Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis über Krankenversicherung
  • Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Arbeitserlaubnis (wenn Ihr neuer Beschäftigter nicht aus einem Land der Europäischen Union kommt).

Wenn alle Unterlagen vorhanden sind und Sie sich mit Ihrem neuen Mitarbeiter über Art, Umfang und Bezahlung geeinigt haben, dann schließen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab (auch mit Bekannten oder dem Ehepartner).

Lassen Sie sich nicht zu überhöhter Bezahlung verleiten. Orientieren Sie sich an der marktüblichen Bezahlung und bezahlen Sie für Leistung, nicht um den Mitarbeiter von einem Wechsel abzuhalten! Für viele Branchen gibt es verbindliche Tarifverträge, in denen Entgelt und Einstufungen geregelt sind. Fragen Sie Fachverbände oder Gewerkschaften nach dem Tarifvertrag Ihrer Branche.

Vereinbaren Sie eine Probezeit, um das Arbeitsverhältnis auch wieder kurzfristig lösen zu können, wenn Sie und Ihr neuer Mitarbeiter doch nicht so gut zusammenpassen. Während der Probezeit sollten Sie sich selbst Termine setzen für Zwischengespräche, in denen von beiden Seiten Bewertungen, Fragen, Verbesserungsvorschläge zur Einarbeitung gegeben werden, um zum Ende der Probezeit ein fundiertes Urteil zu haben.

Mitarbeitermotivation

Für Führungskräfte ist es eine vorrangige Aufgabe, für Rahmenbedingungen zu sorgen, welche die Mitarbeiter/innen zur Leistung motivieren. Entgegen der weit verbreiteten Annahme, spielt Geld hier eine eher untergeordnete Rolle. Stattdessen gibt es wesentlich erfolgreichere Strategien.

„Die Menschen sind das wichtigste Kapital unseres Unternehmens“. Diese Erkenntnis wird zwar von vielen Unternehmern zitiert, in der Praxis aber nicht immer gelebt. Mitarbeiter zielorientiert zu führen und sie zu motivieren, bedeutet zeitlichen und psychischen Aufwand, der vielen Chefs zu groß ist. Dazu kommt: Die Ansprüche an die Lebensgestaltung sowie an die Arbeit sind gestiegen, vor allem bei höher qualifizierten Mitarbeitern. Die Arbeit soll Spaß machen, interessant sein, Möglichkeiten der Selbstentfaltung bieten. Ein autoritärer Führungsstil, der Mitarbeiter weder fordert noch fördert, sondern vergrault, ist "out".

Motivierende Bedingungen bzw. Vergünstigungen eines Arbeitsplatzes lassen sich in zwei Arten einteilen: Zufriedenheitsfaktoren und Motivatoren.

1. Zufriedenheitsfaktoren (auch Hygienefaktoren genannt)

…bezeichnen dabei Bedingungen, die vorhanden sein müssen, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Sie werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als eher selbstverständlich betrachtet, falls sie überhaupt bewusst wahrgenommen werden. Wenn diese Vergünstigungen oder Faktoren jedoch fehlen oder gekürzt werden, dann sinkt sofort die Motivation. Dabei muss es sich nicht unbedingt um materielle Dinge handeln. Auch das Arbeitsklima gehört dazu. Die wichtigsten Zufriedenheitsfaktoren sind:

  • ein angemessenes Gehalt
  • angemessene Arbeitsbedingungen (Sauberkeit, ausreichende Beleuchtung etc.)
  • ausreichende Sicherheit der Arbeitsstelle
  • gesunde zwischenmenschliche Beziehungen zu Mitarbeitern und Vorgesetzten
  • kompetenter Führungsstil der Vorgesetzten
  • stimmige Personalpolitik

Tipp: Zufriedenheitsfaktoren sind die Voraussetzungen für eine gute Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter.

2. Motivatoren

…bezeichnen Bereicherungen bei der Arbeit. Sie verstärken die Motivation zur Leistung und können Mitarbeiter zu erhöhter Leistung anspornen. Motivatoren werden im Gegensatz zu den Zufriedenheitsfaktoren von Mitarbeitern sehr bewusst wahrgenommen. Ein Fehlen der Motivatoren verringert zwar die Zufriedenheit, führt aber nicht zu Unzufriedenheit. Zu den ihnen zählen insbesondere:

  • die eigene Leistung und der Erfolg an sich
  • Anerkennung der Anstrengungen durch den Vorgesetzten
  • interessante und sinnvolle Aufgaben
  • Mitentscheidungs- und Mitgestaltungsmöglichkeiten
  • Übertragung von Verantwortung
  • Möglichkeiten des Aufstiegs und der Beförderung
  • erweiterter Aufgabenbereich (z.B. Mitarbeit in allen/mehreren Produktionsphasen)
  • Selbstentfaltungsmöglichkeiten

Tipp: Motivatoren fördern eine gute Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter zusätzlich und über das normale Engagement hinaus.

Fragen Sie sich: Was erwarten die Beschäftigten als selbstverständlichen Standard für ihr Arbeitsumfeld? Welche Standards kann und will ich nicht erfüllen? Was kann ich tun, damit sich das Fehlen einzelner Zufriedenheitsfaktoren nicht demotivierend auswirkt?

Merke: Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation ist kein Selbstzweck, sondern hat gravierende Folgen auf die Wirtschaftlichkeit und Produktqualität eines Unternehmens. Versuchen Sie in Ihrem Unternehmen stets sämtliche Zufriedenheitsfaktoren und möglichst einige Motivatoren zu realisieren.

Personalentwicklung

Computer und moderne Technologien werden für immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum „Werkzeug“ für ihre tagtägliche Arbeit. Die Zeitspannen, in denen sich diese „Werkzeuge“ weiterentwickeln und neue Herausforderungen an ihre Nutzer stellen, werden immer kürzer. Nicht jeder Mitarbeiter ist diesen Herausforderungen gewachsen. Wichtig ist daher, dass Sie Ihr Personal entsprechend auswählen – und weiterbilden.

Bei der Einführung neuer Techniken werden die erforderlichen Schulungen häufig von den Herstellern dieser technischen Hilfsmittel bereitgestellt. Dabei geht es in erster Linie um die Schulung nach einem Standardprogramm. Eine Orientierung am Lernbedarf der zu schulenden Gruppe erfolgt kaum.

Wichtigstes Werkzeug zur Identifikation geeigneter Maßnahmen bei der Personalentwicklung ist daher die Bedarfsanalyse. Folgende Fragen gehen mit ihr einher:

  • Welche neuen technischen Arbeitsmittel und Produktionsverfahren sind für das nächste halbe Jahr vorgesehen?
  • Werden nach dieser Zeit in den einzelnen Geschäfts- und Fachbereichen neue Aufgabenfelder hinzukommen und/oder werden Aufgabenfelder entfallen?
  • Sind durch die technisch-organisatorischen Änderungen andere Anforderungen an die Mitarbeiter zu erwarten?
  • Welche fachlichen Fähigkeiten, die am aktuellen Arbeitsplatz noch nicht erforderlich sind, werden zukünftig von Bedeutung sein?
  • Welche fachlichen Fertigkeiten besitzen die derzeitigen Mitarbeiter?
  • Bei welchen Aufgabenfeldern erwarten Sie die größten Qualifikationsdefizite?

Veränderte Arbeitsbedingungen haben aber nicht nur Einfluss auf fachliche Anforderungen. Neue arbeitsorganisatorische Gegebenheiten (z. B. Gruppenarbeit, Selbstständigkeit, Zuweisung von Untergebenen) stellen oft genauso große Herausforderungen dar. Daher ist es ebenfalls wichtig zu fragen:

  • Bestehen zukünftig besondere Anforderungen an die sozialen, kommunikativen und methodischen Fähigkeiten?
  • Gibt es Bereiche mit besonders hohen psychischen Belastungen, die entsprechende Schulungsmaßnahmen erfordern (z. B. Stressbewältigung oder Zeitmanagement)?
  • Woran soll der Erfolg der Schulungsmaßnahmen im Nachhinein gemessen werden?

On-the-Job-Lernen

Einen anderen Ansatz bietet das On-the-job-Lernen. Dabei findet Lernen hauptsächlich am Arbeitsplatz statt. Nicht die Auswahl geeigneter Seminarangebote steht hier bei der Vereinbarung von passenden Fortbildungsmaßnahmen im Vordergrund, sondern die Gestaltung der Lernmöglichkeiten am Arbeitsplatz.

Etwa können die Aufgabenfelder der einzelnen Mitarbeiter erweitert werden, indem vor- und nachgelagerte Arbeiten mit übernommen werden (z.B. Beteiligung an mehreren Phasen einer Produktion). Eine weitere Möglichkeit bietet die Kopplung von Ausführungs- mit Führungsarbeiten (z.B. Schätzung des eigenen Aufwandes für eine Aktivität).

In der Praxis werden Mitarbeiter beim On-the-job-Lernen meist in Projektgruppen eingesetzt, damit sie im Rahmen der Lösung neuer Aufgaben innerhalb ihrer Abteilung spezifische Kenntnisse erwerben bzw. ihr Verhaltensrepertoire erweitern. Oft entsteht dabei sogar ein willkommener Nebeneffekt. Der erweiterte Aufgabenbereich wird als abwechslungsreicher empfunden und die zusätzliche Verantwortung wird als Anerkennung bisheriger Leistungen gewertet. Beides wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation aus.

Mustertext: Personalmanagement
Für Wäscheservice, Homesitting, Einkaufs- und Botengänge planen wir im ersten Jahr kein Personal ein. Nur für den Raumpflegeservice wird ein Mini-Jobber eingestellt. Dies ermöglicht uns, flexibel auf Auslastungsschwankungen einzugehen. Im zweiten und/ oder dritten Jahr ist je nach Arbeitsaufwand auch eine Festanstellung eingeplant. Um die Mitarbeiter zu motivieren, erfolgt schon zu Beginn eine angemessene Bezahlung. Eine Akquisition von Neukunden durch unsere Mitarbeiter wird mit einer Prämie entlohnt. Bei der Erstellung eines Arbeitsvertrages und bei allen weiteren arbeitsrechtlichen Fragen steht uns ein befreundeter Rechtsanwalt zu Seite.