Betriebsorganisation

Leider reicht es für eine erfolgreiche Gründung nicht aus, sich ein marktgängiges Angebot auszudenken. Sie müssen es auch optimal erstellen und liefern können - und zwar dauerhaft. Hierzu gilt es, das eigentliche Unternehmen möglichst geschickt zu konstruieren. Als Unternehmer/in gehört es zu Ihren wichtigsten Pflichten, fließende und effiziente Betriebsabläufe zu gewährleisten.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wie organisiere ich Räumlichkeiten, Dokumente und wichtige Arbeitsprozesse?
  • Kann ich durch gute Organisation, Technikeinsatz und Aufgabendelegation jeden Arbeitsschritt so weit vereinfachen, dass ich günstiges Personal nutzen kann?
  • Welche Arbeitsschritte schreibe ich auf, damit ich sie nicht mehrmals erklären muss?
  • Wie verhindere ich, dass fehlerhafte Produkte beim Kunden ankommen (Qualitätsmanagement)?

Büroorganisation

Die meiste Organisationsarbeit fällt im Büro an. Nützlich und zweckmäßig eingerichtete Büroräume sind deshalb unverzichtbar.

Einrichtung

Ob eine Ecke im Wohnzimmer oder ein eigenes Verwaltungsgebäude: Die Größe eines Büros richtet sich nach den Erfordernissen des Betriebs. Wichtig ist, dass im Büro Arbeiten ohne äußere Störungen möglich sind. Eine Handwerkerin oder ein Ladenbesitzer sollte also unbedingt einen kleinen separaten Raum für die Schreibarbeiten vorsehen, der nicht dem Kundenverkehr ausgesetzt ist.

Vermeiden Sie zu Beginn jeden überflüssigen Luxus. Verzichten Sie aber trotzdem nicht auf moderne Technik. Eine wichtige Grundsatzentscheidung ist, wie viel in Ihrem Unternehmen elektronisch abgelegt werden soll. Doch selbst bei hochtechnisierter Büroorganisation brauchen Sie für Ordnung in Ihren Unterlagen noch ausreichend Schrankraum.

Tipp: Büromöbel und -maschinen verlieren schnell an Wert. Das können Sie sich zunutze machen, indem Sie für die Erstausstattung zunächst gebrauchte Waren anschaffen. PCs etwa sind oft schon nach ein bis zwei Jahren für einen Bruchteil des Neupreises zu haben und trotzdem noch immer up-to-date.

Kommunikationsmittel

Das wichtigste Kommunikationsmittel ist für die meisten Betriebe das Telefon. Richten Sie es dort ein, wo Sie auch ungestört sprechen können. Prüfen Sie, ob ein Anrufbeantworter sinnvoll ist. Eine Umleitungsfunktion auf Ihr Mobiltelefon empfiehlt sich für Unternehmer/innen, die viel unterwegs sind. Auch ein Faxgerät sollten Sie besitzen, um schriftliche Unterlagen schnell und preiswert versenden zu können. Wenn Sie nicht nur gelegentlich Kopien brauchen, ist die Anschaffung eines Kopiergerätes sinnvoll. Prüfen Sie den Einsatz preisgünstiger (Kombi-)Geräte, mit denen man faxen, scannen, kopieren und drucken kann.

Ohne E-Mail und Internet läuft in der modernen Arbeitswelt kaum noch etwas. Sorgen Sie dafür, dass Sie auch auf diesem Wege erreichbar sind bzw. online Recherchieren können.

Dokumentenablage

Die so genannte „Schuhkarton-Ablage“, in die alle anfallenden Belege und Unterlagen hineinwandern, erweist sich schnell als Problem. Wer mit einem relativ geringen Aufwand eine gute Ablagesystematik – auch im PC – schaffen will, sollte Folgendes beachten:

Allgemeine Grundsätze

  • Legen Sie betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen immer getrennt ab.
  • Legen Sie eigene Fächer im Ordner an, die später ggf. zu eigenen Ordnern für die einzelnen Bereiche/Vorgänge werden.
  • Legen Sie alle Unterlagen sofort ab. So verhindern Sie, dass sich Papierberge anhäufen, die dann unter erhöhtem Zeitaufwand abgebaut werden müssen und zu Unübersichtlichkeit führen.
  • Ordnen Sie Ihre Unterlagen chronologisch, und zwar mit dem jüngsten Datum zuoberst (= kaufmännische Ablage). So lassen sich Unterlagen schneller finden, und Sie müssen beim Abheften nicht den gesamten Ordner (bzw. das gesamte Fach) durchgehen.
  • Legen Sie wichtige Termine (z. B. Ablauf- oder Kündigungsfristen für Verträge oder wiederkehrende Zahlungen) in einer Terminmappe in Kopie ab.

Bewährtes Ordnungsschema für betriebsinterne Unterlagen

  • Finanzamt
  • Firmenunterlagen (Betriebsnummer der Arbeitsagentur, Gewerbeanmeldung, Berufsgenossenschaft, IHK bzw. HK, HWK etc.)
  • Bank (Kontoauszüge, Kreditunterlagen)
  • Versicherungsverträge
  • Verträge Telefon/Kommunikation
  • Sonstige Verträge (z.B. Leasing-, Wartungs-, Serviceverträge)
  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Ggf. Personalunterlagen
  • Wiederkehrende Zahlungen oder andere Terminangelegenheiten

Bewährtes Ordnungsschema für kundenbezogene Unterlagen

  • Ordnen Sie jedem Kunden ein eigenes Fach zu (ggf. später einen eigenen Ordner).
  • Wichtige Unterlagen (z. B. Angebot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungskopie)

Arbeitsorganisation

Die Standardisierung von Routinearbeiten kann viel Zeit und Kraft sparen, wenn sie gut durchdacht ist.

Viele Gründer/innen und (junge) Unternehmer/innen haben Probleme, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und dadurch effektiv zu nutzen.

Terminmappen

Einmal abgeheftete Dokumente (Verträge, Lieferscheine, etc.) geraten schnell in Vergessenheit. Eine einfache Möglichkeit, sie im Blick zu behalten, ist das Anlegen von Terminmappen. Hier werden die wichtigsten Termine des Jahres monats- bzw. tageweise abgelegt. So vergessen Sie beispielsweise die vierteljährliche Versicherungsprämie nicht oder haben den Ablauf eines Vertrages im Blick.

Auftragsabwicklung und -bearbeitung

Gerade als neuer Betrieb werden Sie von Ihren Kunden danach beurteilt, ob Sie Ihre Aufträge ordnungs- und wunschgemäß abwickeln. Deshalb gilt: Halten Sie Aufträge und Bestellungen auf jeden Fall schriftlich fest. Notieren Sie alle wesentlichen Punkte wie Art, Menge, Beschaffenheit, Preis, Termine und Zahlungsvereinbarungen. Händigen Sie dem Kunden eine Kopie aus, um spätere Missverständnisse oder Reklamationen vorzubeugen. Auch die interne Bearbeitung – alle Daten für Abrechnung und Kalkulation – sollten Sie schriftlich dokumentieren. Mit Hilfe entsprechender Formulare, Checklisten und Arbeitshilfen lassen sich organisatorische Probleme meistens besser bewältigen. Beim Fachhandel und bei Fachverbänden gibt es zu vielen Themen geeignete Unterlagen, die Sie mit wenig Aufwand auf Ihre eigenen Bedürfnisse umgestalten können.

Tipp: Testen Sie zunächst verschiedene Formularentwürfe in Ihrem Bekanntenkreis und überlegen Sie, wie hoch der voraussichtliche Bedarf ist. Geben Sie erst einen Druckauftrag, wenn alles stimmt.

Das Eisenhower-Prinzip: Nicht alles Dringliche ist auch wichtig

Zuerst alle Dinge, die wichtig UND dringlich sind, dann die anderen – und diese dann möglicherweise delegieren. Diese Regel enthält alles, was Sie für eine Priorisierung Ihrer Arbeit beachten müssen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle anstehenden Arbeiten und sortieren Sie sie dann in die sogenannte „Eisenhower-Matrix“. Diese enthält auf ihren Achsen die Extreme „Wichtig/Unwichtig“ und „Dringend/Nicht dringend“. Für jede der vier möglichen Konstellationen gibt es Handlungsleitlinien: „Wichtig/Dringend“ macht man selbst und sofort, „Wichtig/Nicht-dringend“ auch selbst, aber später. Kategorie „Nicht-wichtig/Dringend“ wird klassischerweise delegiert und für alles Weitere gibt es die Wiedervorlage oder den Papierkorb.

Wissen, wie lange man braucht

Für eine gute Arbeitsorganisation müssen Sie den zeitlichen Aufwand für jede Tätigkeit kalkulieren können. Das gilt auch für alltägliche Aufgaben. Deswegen messen Sie, wie lange Sie für welche Arbeiten brauchen. Sie gewinnen so einen Überblick darüber, welche Tätigkeiten besonders zeitintensiv sind, und werden ungeahnte Ergebnisse bekommen. Gute Hilfsmittel dafür sind die gängigen Programme zur Büroorganisation (Outlook, Apple-Mail etc.) und Projektmanagement-Tool sowie Smartphones oder ähnliche Kommunikationsgeräte.

Effizienter arbeiten

Machen Sie eine Arbeit erst zu Ende, bevor Sie sich anderen Dingen zuwenden. Besonders eintreffende E-Mails oder kurze Fragen von Mitarbeitern verhindern, dass man sich konzentriert mit einer Arbeit beschäftigt – und sie auch schnell zu Ende bringt. Schaffen Sie sich also Arbeitseinheiten, in denen Sie nicht gestört werden. Das heißt vielleicht, für eine gewisse Zeit das E-Mail-Programm abzuschalten, die Bürotür zu schließen und vielleicht sogar das Telefon zu ignorieren. Sie werden sehen, dass Sie so Ihre Arbeit mit weniger Zeitverlusten bewältigen.

Nachkalkulation abgeschlossener Aufträge

Wenn Sie einen Auftrag oder ein Projekt abgeschlossen haben, machen Sie sich die Mühe und überprüfen Sie, ob die ursprünglich kalkulierte Zeiteinteilung eingehalten wurde. Wenn das nicht der Fall war, nutzen Sie diese Erkenntnisse bei der nächsten Zeitplanung. So lernen Sie, Ihre Aufträge genauer zu kalkulieren und ersparen sich einen stressigen Arbeitsalltag.

Gemeinsame Kalender

Elektronische Gruppenkalender erleichtern die Terminabsprache in Arbeitsgruppen und sparen Zeit bei der Koordinierung. Nutzen Sie solche Tools, um sich mit Ihren Mitarbeitern effizient abzustimmen.

Erholungsphasen

Immer wieder gerne vernachlässigt: die kurzen Erholungsphasen zwischendurch. Dabei genügen schon wenige Minuten der Zeitungslektüre oder ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft und schon sind die Batterien wieder aufgefüllt. Genauso wichtig und auf Dauer von großem Einfluss auf die Gesundheit (Risiko Burn-out-Syndrom) sind echte freie Tage an Wochenenden. Geben Sie sich Raum für ein Privatleben. Den Sonntag zum Beispiel können Sie für „heilig“ erklären. Nehmen Sie sich für diesen Tag keine Arbeit nach Hause mit, sondern verbringen Sie den Tag mit Freunden oder der Familie. Diese Auszeiten sind auf Dauer nötig, um Konflikte im Privaten zu vermeiden und um bei Wochenbeginn wieder Kreativität und Freude an der Arbeit zu haben.

Einkauf und Materialwesen

Materialeinkauf und Lagerhaltung benötigen straff organisierte Arbeitsabläufe. Im Lager muss stets absolute Ordnung und Übersicht herrschen.

Eine alte Kaufmannsregel lautet: „Im Einkauf liegt der Gewinn“. Materialkosten sind neben Personalkosten die bedeutendste Kostenart eines Unternehmens. Im Einzelhandel, aber auch bei Handwerksbetrieben mit angeschlossenem Handel (z. B. Kfz-Betriebe), beträgt der Wareneinsatz oft bis zu 80 Prozent des Umsatzes, in produzierenden Betrieben immerhin noch 30 bis 60 Prozent. Bei solchen Größenordnungen lohnt es sich, mit dem spitzen Bleistift zu rechnen. Hier einige Empfehlungen, wie Sie Materialkosten gering halten können:

Auswahl des preisgünstigsten Lieferanten

Führen Sie regelmäßige Preisvergleiche bei verschiedenen Lieferanten durch. Viele Lieferanten warten zudem mit Lockangeboten auf.

Skonto

Eine alte Erfahrung besagt: Wer seinen Skonto nicht mehr in Anspruch nimmt, steckt wahrscheinlich in ernsten Schwierigkeiten. Bei dieser Art des Lieferantenkredits stundet Ihnen Ihr Vertragspartner seine Forderungen (oft geschieht dies sogar gegenseitig und wird in regelmäßigen Abständen aufgerechnet). Der Lieferantenkredit ist der teuerste Kredit, weil Sie dadurch auf den Abzug von Skonto verzichten. Die wenigen Prozent Skonto auf die Frist von ein paar Wochen entsprechen umgerechnet aufs Jahr einer Verzinsung, die teurer ist als jeder Kontokorrentkredit.

Bezahlen Sie deshalb innerhalb der Frist, in der Sie Skonto abziehen können – auch wenn Sie dafür Ihr Bankkonto belasten müssen. Neben dem reinen Zinseffekt können Sie bei Sofortzahlung zusätzliche Einsparungen erzielen: Sie haben eine gute Verhandlungsposition und können Preisnachlässe aushandeln. Und wer schnell bezahlt, wird bevorzugt beliefert.

Boni, Rabatte, Rückvergütungen

Die meisten Lieferanten bieten ihren Kunden Kaufanreize. Wer eine bestimmte Jahresmenge abnimmt, bekommt einen Bonus, einen höheren Rabatt oder am Jahresende eine Rückvergütung. Handeln Sie mit Ihrem Lieferanten diese Bedingungen aus.

Tipp: Für Neugründer/innen gibt es besondere Vorteile wie z. B. Kommissionsware (Bezahlung erst nach Verkauf), längere Zahlungsfristen ohne Skontoverlust und Rücknahme nicht verkaufter Ware nach einer bestimmten Frist zum Einkaufspreis.

Waren- und Rechnungskontrolle

So banal es klingt: Irren ist menschlich. Dies gilt auch für Lieferanten, die falsche, fehlerhafte oder zu wenig Ware liefern können. Manchmal wird zu viel berechnet. Kontrollieren Sie deshalb den Wareneingang und prüfen Sie, ob die Rechnung korrekt gestellt wurde.

Einkauf des „richtigen“ Materials

Das zu verarbeitende Material muss bestimmte Eigenschaften haben, es muss bestimmte Funktionen erfüllen. Prüfen Sie, ob Sie einige Materialien durch einfachere, preiswertere Produkte ersetzen können, ohne dass die Qualität Ihrer Ware darunter leidet.

Einkauf in optimalen Mengen

Durch Einkauf in größeren Mengen, Gebinden oder Losen können Sie Kosten senken. Echte Einsparungen ergeben sich aber nur dann, wenn Sie diese Mengen auch tatsächlich verbrauchen. Kalkulieren Sie also sorgfältig.

Lagerhaltung

Die Lagerhaltung muss sich auf das notwendige Minimum beschränken. Schließlich kostet der Lagerplatz Miete und Unterhalt – und unverkaufte Warte oder noch nicht benötigtes Material sind “totes Kapital”. Zwar kann man meist nur verkaufen, was man zeigen kann, aber zu viel gleichartiges Angebot wirkt auf den Käufer verwirrend. Suchen Sie sich möglichst Lieferanten aus, über die Sie Ihre Bestellung punktgenau (“just in time”) über Nacht ausgeliefert bekommen. Nutzen Sie Bestellmöglichkeiten über Internet oder Fax. Ordnen Sie Ihr Lager übersichtlich, damit dort liegende Ware oder Material nicht verkommen. Professionelle Lagerverwaltung verhindert, dass sie den Überblick verlieren und Sachen doppelt kaufen – das ist selbst bei kleinen Betrieben (z. B. einer Bäckerei) wichtig.

Buchhaltung

Jeder Gewerbebetrieb ist zu bestimmten Aufzeichnungen verpflichtet, aus denen sich der Gewinn ermitteln lässt. Die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge ist die Buchführung.

Buchführung für Kleinunternehmen

Die Buchführung ist der wichtigste Bereich des betrieblichen Rechnungswesens und liefert die Grundlagen für die Kostenrechnung und Kalkulation, die Planung und Statistik und zeigt den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Sie sollte deshalb nicht als notwendiges Übel für das Finanzamt, sondern in erster Linie als Instrument zur Steuerung und Kontrolle des Betriebes gesehen werden. Die Einrichtung muss unter Berücksichtigung der steuerlichen Erfordernisse nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten erfolgen.

Angehörige freier Berufe und Betriebe dürfen eine vereinfachte „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ führen. Bei dieser Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie zugeflossen, und die Betriebsausgaben in dem Jahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.

Aber Vorsicht: Diese einfache Buchführung ist nur für solche Kleinbetriebe geeignet, die es auch bleiben wollen. Andernfalls ist diese Variante aus betriebswirtschaftlichen Gründen nicht zu empfehlen, weil der Gewinn nur ungenau ermittelt wird: Eine Vermögensübersicht fehlt, Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt und eine spätere Umstellung auf eine doppelte Buchführung kann durch negative steuerliche Folgen teuer werden.

Doppelte Buchführung

Kaufleute, deren Gewerbebetrieb nach Art und Umfang „einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ (nach HGB) erfordert, sind zur kaufmännischen (doppelten) Buchführung verpflichtet. Sie müssen regelmäßig Jahresabschlüsse erstellen und die Inventarverzeichnisse fortschreiben. Solche Kaufleute müssen sich auch im Handelsregister eintragen lassen.

Unabhängig von der Eintragung in das Handelsregister besteht die Buchführungspflicht für Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz oder -gewinn erreichen. In diesen Fällen wird die Finanzverwaltung den Beginn der Buchführungsverpflichtung schriftlich mit Wirkung ab dem nächstfolgenden Geschäftsjahr mitteilen.

Die Buchführungspflicht beinhaltet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle (Kasse, Bank, etc.) vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen sind. Üblicherweise wird das System der „doppelten Buchführung“ angewandt, bei dem jede aufgrund eines Belegs vorgenommene Buchung mindestens zwei Konten berührt. Alle Geschäftsvorfälle werden auf Konten verbucht. Hierfür gibt es Rahmenkontenpläne, die für verschiedene Wirtschaftszweige entwickelt wurden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema der für das Unternehmen nötigen und geführten Konten. Für einzelne Branchen gibt es eigene Kontenrahmen. Die wichtigsten Kontenrahmen sind die für den Einzelhandel, den Groß- und Außenhandel, die Industrie sowie für die Dienstleistungsunternehmen.

Die doppelte Buchführung soll den periodengerechten Gewinn ermitteln. Aus diesem Grund müssen auch Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gemacht und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird nicht auf die tatsächlichen Zahlungsströme abgestellt.

Einnahmen und Ausgaben in der Kasse sind nicht nur in der Buchhaltung, sondern täglich auch in einem gesonderten Kassenbuch aufzuzeichnen. Der tatsächliche Kassenbestand muss laufend mit den Aufzeichnungen übereinstimmen (Achtung: das Kassenbuch darf zu keinem Zeitpunkt einen rechnerischen Minusbestand ausweisen).

Das Steuerrecht schreibt zudem vor, dass jeder gewerbliche Unternehmer den gesamten Wareneingang gesondert aufzeichnen muss. Wer regelmäßig Waren an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoff (gewerbliche Weiterverwendung) liefert, muss auch den Warenausgang gesondert aufzeichnen. Die gesonderten Aufzeichnungen sind jedoch nicht in besonderen Büchern vorzunehmen; ausreichend ist die gesonderte Erfassung im Rahmen der Buchführung.

Es gibt drei Möglichkeiten, den Bereich Buchhaltung abzudecken.

1. Selber machen

Wenn Sie sich entscheiden, die Buchhaltung und ggf. Jahresabschlüsse selbst zu machen, nutzen Sie dafür die auf dem Markt erhältliche Software (z. B. Lexware Büro Easy, WISO).

2. Buchhalter einstellen

Diese Variante lohnt sich meist erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße (ab 20 Mitarbeitern/innen).

3. An Externe vergeben

Als Unternehmer müssen Sie kein Buchhalter sein. Die meisten Gründer/innen vergeben ihre Buchhaltung an spezialisierte Dienstleister. Dies ist gerade bei kleineren Unternehmen nicht teuer, da sich der Arbeitsaufwand noch in Grenzen hält. Die Vergabe ist oft günstiger, als die Buchführung ohne das nötige Wissen selbst zu machen.

Tipp: Der häufigste und beste Weg für Kleingründern/innen ist: Buchhaltung vom externen Buchhalter, Jahresabschluss vom Steuerberater. Wer niemand Qualifiziertes im Bekanntenkreis findet, der für ein kleines Geld die Unterlagen aufbereitet, der sollte verschiedene Angebote einholen.

Qualitätssicherung

Die Qualität der ausgehenden Ware bzw. der Dienstleistungen sollte nicht nur laufend überwacht, sondern immer weiter verbessert werden.

Ob Auto, Pizzalieferdienst oder Unternehmensberatung wer ein Produkt (Ware oder Dienstleistung) einkauft, erwartet in der Regel Qualität. Die Qualität ist der eigentlich entscheidende Wettbewerbsfaktor. Vom ersten Tag eines Unternehmens an spielt der Qualitätsgedanke daher eine wichtige Rolle. Das beginnt bereits bei der Planung oder Herstellung.

Qualitätssicherung nennt man den unternehmensinternen Prozess, der sicherstellen soll, dass ein Produkt dem festgelegten Qualitätsniveau entspricht. Dabei geht es vor allem darum, die Qualität zu optimieren. Der Prozess der Qualitätssicherung wird heute vielfach durch Software wie SAP oder andere Enterprise Ressource Programme sichergestellt.

Qualität

Qualität bedeutet, dass z.B. ein Produkt oder eine Dienstleistung alle vom Hersteller/Anbieter geplanten und vom Kunden gewünschten Eigenschaften besitzt. Kunden, die sich eher am Preis eines Angebots orientieren, sind bereit, geringere Qualität in Kauf zu nehmen und umgekehrt. Für Sie gilt aber: Wer sich nicht an die branchenüblichen Maßstäbe hält, wird schnell vom Markt verschwinden. Ihr Motto muss also sein: Der Kunde soll zurückkommen, nicht die Ware!

Wie viel Qualität ist notwendig?

Die Ansprüche der Kunden verändern sich fortlaufend. Jedes Produkt muss darum regelmäßig auf den Prüfstand: Lassen sich Material, Verarbeitung und Design verbessern? Kann der Kundenservice optimiert werden? Sind Kundenorientierung und Know-how der Mitarbeiter/innen auf dem neuesten Stand? Erfüllt das Produkt die Kundenwünsche von heute und vielleicht schon von morgen?

Wie lässt sich das Qualitätsziel erreichen?

Festzulegen, welche Qualität ein Produkt haben soll, ist das eine. Aber dieses Qualitätsziel auch zu erreichen, ist etwas ganz anderes. Von der Entwicklung über die Produktion und den Verkauf bis hin zum Lieferanten muss das gemeinsame Qualitätsziel von allen Beteiligten erfüllt werden – keine einfache Aufgabe. Wichtigste Hilfestellung ist dabei die internationale Norm-Serie ISO 9000, die mittlerweile in allen Branchen Anwendung findet. Die Qualitäts-Norm ist eine Art Leitfaden für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Doch auch „unterhalb“ dieses optimalen Vorgehens können Sie viel für Ihr Qualitätsmanagement tun: Das Zauberwort heißt hier „Dokumentation“. Gerade Kleinunternehmen können geschaffenes Know-how sichern, wenn Sie sich einfach angewöhnen, die wichtigsten Betriebsabläufe frühzeitig zu verschriftlichen. Schon wenn Sie Ihre ersten Mitarbeiter einstellen und ihnen diesen Leitfaden an die Hand geben können, werden Sie schnell merken, wie sinnvoll diese Investition ist – abgesehen von der Professionalität, die ein solches Vorgehen ihren neuen Team-Mitgliedern signalisiert.

Wie kann man seine Qualität "verkaufen"?

Qualitätsbewusste Unternehmen sollten nach außen dokumentieren, dass sie kontinuierlich und nach anerkannten Standards auf ihre Produktgüte achten. Noch deutlicher machen dies Unternehmen, die sich von neutralen Gutachtern zertifizieren lassen. Aussage des Zertifikats: Dieser Betrieb betreibt Qualitätsmanagement und erfüllt alle Anforderungen nach ISO 9001. Es sind wichtige Signale an Ihre Kunden, auch wenn die Zertifizierung nicht feststellt, ob die Maßnahmen auch wirtschaftlich erfolgreich sind.

Die acht Prinzipien des Qualitätsmanagements nach ISO 9000 ff

1. Kundenorientierung

Die Bedürfnisse der Kunden werden im gesamten Unternehmen verstanden. Ihre internen Ziele sind direkt mit den Kundenerwartungen verknüpft. Die Kundenbedürfnisse werden in der täglichen Praxis fortlaufend überprüft. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter/innen über alle nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

2. Unternehmensführung

Sie entwickeln eine klare Vision von der Zukunft Ihres Unternehmens und übersetzen dies in messbare unternehmerische Ziele.

3. Einbeziehung der Mitarbeiter/innen

Wenn Sie Mitarbeiter/innen beschäftigen, können Sie diese aktiv zur Verbesserung Ihrer Unternehmensstrategie beitragen lassen. Beziehen Sie sie in Entscheidungen und Prozessverbesserungen ein. Folge: Ihr Team ist mit seiner Arbeit zufriedener und stellt sein persönliches Entwicklungspotential in den Dienst Ihres Unternehmens.

4. Prozessorientierter Ansatz

Mit gut organisierten Prozessen sichern Sie die Erreichung der geplanten Ergebnisse und den effizienten Einsatz Ihrer Mittel. Sie reduzieren Kosten und beugen Fehlern vor. Sie schöpfen Verbesserungspotentiale aus, weil Sie die entscheidenden Erfolgsfaktoren kennen. Und weil dies alles so ist, sind ehrgeizigere Unternehmensziele realisierbar.

5. Systemorientierter Ansatz

Sie entwickeln umfassende und ehrgeizige Unternehmenspläne. Die Teilziele der Einzelprozesse entsprechen den Leitzielen Ihres Unternehmens. Sie überblicken die Effektivität von Einzelprozessen und können so Fehlerursachen und Verbesserungspotentiale besser erkennen. Sie koordinieren die Verantwortlichkeiten für übergeordnete Ziele und fördern Teamarbeit.

6. Ständige Verbesserungen

Sie verbinden ständige Verbesserungen und strategische Planung zu wettbewerbsfähigeren Geschäftsplänen. Sie setzen sich realistische, messbare und ehrgeizige Verbesserungsziele und stellen die erforderlichen Mittel bereit. Ihre Mitarbeiter/innen sind in den Prozess der ständigen Verbesserung einbezogen. Alle Mitarbeiter/innen sind in der Lage, Produkte, Prozesse und Systeme zu verbessern.

7. Sachorientierte Führung

Ihre Unternehmensstrategien entwickeln Sie mit klarem Sach- und Informationsbezug. Sie verfolgen durch Einbeziehung relevanter Vergleichsdaten realistische Ziele. Sie optimieren die Leistung Ihres Unternehmens unter Einbeziehung von Daten und Informationen.

8. Gegenseitiger Nutzen in den Lieferantenbeziehungen

Durch die Entwicklung von strategischen Partnerschaften mit Lieferanten bauen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil aus. Sie beziehen Ihre Lieferanten frühzeitig in die Arbeitsplanung ein. Sie stellen durch verbesserte Lieferantenbeziehungen Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Fehlerfreiheit eingehender Waren sicher. Sie entwickeln und stärken die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferanten durch Trainingsmaßnahmen.

Mustertext: Betriebsorganisation
In der Anfangszeit unseres Unternehmens ist eine formalisierte Organisation noch nicht erforderlich, da Personal noch nicht eingeplant ist. Wichtige Arbeitsschritte werden aber dennoch nach und nach erfasst. Die Qualität unserer Dienstleistung wird zunächst dadurch gesichert, dass wir persönlich die Arbeiten ausführen. Für den Raumpflegeservice wird ein Mini-Jober eingestellt, von dessen Qualität wir uns in den ersten zwei Wochen durch „Scheinaufträge” bei Freunden vergewissern. Wir planen punktuell eine Organisationsberatung einzuschalten.